Att byta affärssystem är en stor satsning för många företag och det är därför viktigt att man väljer rätt system för sin verksamhet. Hur ska man gå tillväga för att försäkra sig om att man väljer rätt affärssystem?
Du väljer ett affärssystem genom att kolla över din verksamhet noga för att sammanställa vad du har för behov. Framförallt ska du titta på hur ett affärssystem kan underlätta effektiviseringen av din verksamhet. Du behöver även ta reda på vad ditt företag har för möjligheter i framtiden och se till att affärssystemet kan matcha dessa. Snåla inte på varken tid eller energi när du gör ditt förarbete- bra research är nyckeln till att göra en klok investering när du väljer ett affärssystem.
Så här kan du lägga upp detta:
- Gör en behovsanalys
Sammanställ en lista på krav som du utifrån just din verksamhet har på ett affärssystem. Då kan det vara bra att hålla diskussionen fri från teknik till en början för att få fram de aktiviteter och funktioner användarna prioriterar för att få en så effektiv arbetsdag som möjligt. Se gärna till att alla som är involverade i systemetbytet får yttra sin åsikt. Inget system är bättre än användarna som arbetar i det. - Se till att det finns möjlighet att växa i systemet
Många gör en behovsanalys utifrån de krav de har på verksamheten i dagsläget. Hur ser din verksamhet ut om fem år? Se till att det finns möjlighet att växa och utvecklas i systemet utan problem. - Ställ krav på din potentiella systemleverantör
Utgå från kravlistan du gjorde i din behovsanalys när du ska förhandla och se hur leverantörerna förhåller sig till dessa krav. Det är även viktigt att kolla upp hur dem ser på ditt företag. Kommer du att vara en viktig kund för dem? Du vill ha en leverantör som är engagerad och insatt i din verksamhet och bransch, samt lätt att få kontakt med. Du vill inte hamna i sitsen där du får kontakt med olika personer varje gång du behöver hjälp, som inte är kunniga om just ditt företag.
Vad är ett affärssystem?
Ett affärssystem är ett “standardiserat verksamhetsövergripande systemstöd”. Det kan också beskrivas som ett programpaket med integrerade IT-system. Förenklat kan man säga att ett affärssystem är till för att effektivisera och automatisera de delar av din verksamhet som du idag hanterar manuellt.
Ett affärssystem är ett väldigt brett begrepp som kan ha många olika funktioner i ett företag. Centralt för ett affärssystem är att man använder en gemensam databas för att hantera och stödja processer i olika delar av verksamheten.
Den gemensamma databasen gör även att alla ska ha tillgång till samma information istället för att använda olika databaser. Det gör att man slipper integrera denna information manuellt vilket effektiviserar och förenklar arbetet avdelning sinsemellan.
Det möjliggör också att man kan ta fram KPI:er som stämmer överens och genomsyrar hela verksamheten. Det handlar om att kunna integrera olika funktioner i samma system. Det används i huvudsak för att skapa strömlinjeformade processer och informationsflöden genom hela företaget.
Vilket affärssystem passar mitt företag?
Ett nytt affärssystem är en stor investering för de flesta företagen och därför är det viktigt att göra mycket research innan så man hittar det som system som passar bäst för din verksamhet. Det finns några viktiga steg som du inte bör hoppa över i din research.
Steg 1: Börja med att utvärdera din verksamhet.
Vilken information är viktigast för ditt företag? Vilka KPI:er använder ni er av för att mäta resultat och sätta upp mål? Se till att affärssystemet på ett bra sätt kan leverera denna information. Hur fungerar er produktion och ert varuflöde? Hitta ett affärssystem som kan hjälpa er att förbättra era svagheter och som ger er möjlighet att utveckla era styrkor ytterligare.
Steg 2: Vad passar min verksamhet bäst – ett standardsystem eller ett kundanpassningsbart system?
Har verksamheten unika behov bör du överväga ett kundanpassningsbart system. Tänk dock på att det ofta kräver omfattande konsultinsatser för både utförande och underhåll/uppgraderingar. Vinsten av att göra egna kundanpassningar måste vägas mot den ökade kostnaden. Är verksamheten lik många andras inom branschen skall du välja ett standardsystem som ger dig en förutsägbar och mindre kostnad. Ett standardsystem som är uppbyggt efter din bransch har redan anpassats efter andras erfarenheter om vad som fungerar bäst i din typ av verksamhet och du slipper gå i samma fällor som många liknande företag redan gjort. Ett standardsystem som uppgraderas löpande har dessutom en längre livslängd än ett system som delvis byggs bara för dig.
Läs mer om Bex Online molnbaserade standardsystem
Steg 3: Hur påkostat affärssystem är verksamheten i behov av?
Se till att inte betala för massa funktioner i affärssystemet som företaget inte har någon användning för. När man värderar olika alternativ ska man se till att de funktioner man faktiskt behöver ska vara extra vassa. Utvärdera faktorer som exempelvis hur mycket lagringsutrymme och hur många användare det finns behov av, så att ni inte betalar för mer än nödvändigt. Med det sagt så ska affärssystemets funktionalitet inte heller innebära en begränsning om din verksamhet skulle expandera.
Steg 4: Har verksamheten möjlighet att växa i affärssystemet?
Vad händer om ditt företag växer och du behöver lägga till fler användare i systemet exempelvis? Om ett företag växer kan det även bli aktuellt att addera fler tilläggsmoduler vilket ofta tillför extra kostnader. Se till att få en komplett prislista innan du bestämmer dig för att se vad du har för möjligheter att växa med ditt affärssystem.
Läs mer: Med Bex Online kan du närsomhelst lägga till och ta bort användare.
Steg 5: Undersök möjligheterna till underhåll och support
Uppstår det av någon anledning problem med ditt affärssystem vill du snabbt kunna få hjälp av din leverantör, annars kostar det dig snabbt både mycket tid och pengar. Det är viktigt att beakta både hur tillgängliga dem är, alltså hur och när du kan nå dem, men också vilken typ att support som ingår i priset.
Det är också viktigt att kolla om uppdateringar och kontinuerligt underhåll ingår. Ett affärssystem som ständigt uppdateras både när det gäller funktionaliteten men även lagar och regler ger bra förutsättningar för att slippa kontakta supportavdelningen.
Det finns många affärssystem som är specialiserade och anpassade efter olika typer av branscher. Välj en affärssystemsleverantör som har kunskap och erfarenhet av företag inom din bransch så att du kan känna dig trygg med att de vet vad de gör.
Bex Online är experter på att leverera smarta affärssystem till handelsföretag, det spelar ingen roll om ni är ett litet ambitiöst företag eller ett stort internationellt företag, Bex Online har en bra lösning.
Relaterad läsning: Vad är WMS system? En hjälpsam genomgång
Vad är fördelen med ett affärssystem med lagerhantering?
En av fördelarna med att ha ett affärssystem med lagerhantering är att det då är integrerat med resten av delarna i systemet. Det betyder att information från lagret automatiskt lagras och är synkad med andra delar inom verksamheten.
Ett exempel är att de som mestadels sitter och arbetar i företagets CRM system har tillgång till samma information som de som arbetar på lagret och därigenom kan leverera korrekt information till kunderna direkt utan några mellansteg, vilket i sin tur genererar i bättre kundbemötande och nöjdare kunder.
Det finns många andra fördelar med lagerhanteringssystem generellt, exempelvis effektivare processer i lagerarbetet och mindre felmarginal.
Är du intresserad av att läsa mer om lagerhanteringssystem och dess fördelar kan du göra det här (länk till artikeln om WMS)
Är det enkelt att byta affärssystem?
Det finns en hel del att tänka på innan man byter affärssystem. En aspekt som man ska vara noga att kolla upp innan man byter affärssystem är hur det fungerar att importera gammal data då du kommer att vilja flytta över så mycket information som möjligt från ditt gamla system.
De flesta moderna affärssystem använder sig av standardiserade format som exempelvis excel och SIE för dataexport, vilket gör exporten enklare. Använder du dig av något äldre affärssystem eller program så kan det krävas att du konverterar datan för att den ska kunna importeras i ditt nya affärssystem.
Om så är fallet, ta reda på vad det skulle kosta och hur det skulle gå till i praktiken, så att inte det blir ett problem eller oväntade kostnader som uppstår senare.
Även om det kan vara komplicerat att byta affärssystem är det absolut värt ansträngningen om det långsiktigt kommer att förbättra verksamheten. Var då noga med att dokumentera alla processerna genom systembytet för att ingen information ska falla bort på vägen.
Det är också viktigt att ha någon eller några nyckelpersoner som är ansvariga för projektet. Det är viktigt att alla inblandade är informerade i alla steg i processen för att bytet ska gå så smärtfritt som möjligt. Det är bra att välja nyckelpersonen som är intresserade och tycker det är kul med system-bytet för att få ett positivt engagemang i projektet.
Är det lönsamt att implementera ett affärssystem?
Även om det kan vara ett omfattande projekt att byta affärssystem så är det värt det i längden om det ökar lönsamheten i din verksamhet. Har du gjort din research rätt och kommit fram till att möjligheterna ett affärssystemsbyte ger, överväger kostnaderna så är det i lönsamt i längden.
Om administrativa aktiviteter som du idag hanterar manuellt blir digitala sparar du värdefull tid som du kan lägga på andra värdeskapande aktiviteter. Du får även en bättre överblick över din verksamhet som gör att du kan gå in och se vilka aktiviteter som faktiskt är lönsamma och vilka ni kanske måste förändra.
Att implementera ett nytt affärssystem kan även vara lönsamt i andra aspekter. Genom att du får en bättre överblick av din verksamhet och bättre tillgång till relevant information kan du öka effektiviteten i ditt beslutsfattande. Det gör att du kan vara mer flexibel i ditt agerande och anpassa verksamheten efter olika situationer snabbare vilket är lönsamt i längden.
I många fall kan ett nytt affärssystem leda till effektivisering och därmed ökad lönsamhet för företaget. Det är dock viktigt att komma ihåg att en implementering av ett nytt affärssystem inte löser alla problem.
Innan man tar några beslut ska man undersöka om problematiken ligger i själva verksamheten i sig och inte beror på affärssystemet. I en del verksamheter har man anpassat sin verksamhet till ett affärssystem man implementerade för många år sedan.
Det gör att det inte räcker att bara uppdatera ditt affärssystem, utan du måste även förnya dina processer inom företaget för att det ska vara lönsamt att implementera ett nytt affärssystem.
