Affärssystem skiljer sig åt, både i funktionalitet och pris och eftersom det inte finns ett generellt pris för ett affärssystem är det ibland klurigt att räkna på en sådan investering. Men priset är bara en faktor att tänka på, det som är intressant är att kunna svara på frågan, vad kostar ett affärssystem?
Det vanligaste är att priset på ett affärssystem är rörligt, det vill säga anpassningsbart efter behov och storlek. Priset på affärssytemet påverkas samtidigt av licenser, installationskostnad, specialanpassningar och den löpande supporten. I den här artikeln kommer vi därför gå igenom hur prisstrukturen för ett affärssystem ser ut, reda ut några av de skillnader som kan förekomma.
Vad är det jag betalar för?
Det korta svaret på vad du betalar för är: automatisering, effektivisering och överblickbarhet. Genom att använda ett affärssystem underlättar du arbetet vid många av de processer som annars utförs manuellt.
Genom att använda ett affärssystem kan du sammankoppla alla delar av verksamheten och få full överblick över alla dess komponenter. Du kan till exempel hantera dina olika produkter, se över lagersaldo, föra statistik och hantera kampanjer och liknande via affärssystemet. I ditt system kan du ansluta alla delar av verksamheten: lagerverksamheten, e-handeln, kundkommunikationen, fysiska butiker med mera.
Läs mer om affärssystemet Bex Online här
Det du faktiskt betalar för är de delar du har användning för och nyttjar. Det gör att affärssystem är skalbara och kan utvidgas när verksamheten växer, men kan hållas ekonomiskt effektiva om behoven är små.
Olika affärssystem har olika prismodeller. Det vanligaste är att priset är rörligt, det vill säga anpassningsbart efter behov och storlek.
Priset på ett affärssystem kan påverkas av dessa faktorer:
- Licensering – Om systemet kräver individuella licenser för alla användare tenderar projektet att bli dyrare. Lösningar som bygger på molntjänster går det ofta att få ner licenskostnaden på, då ni betalar en fast avgift för hela molnlösningen, inklusive både licens och driften av systemet.
- Initial installationskostnad – När ni bestämmer er för att implementera ett system kan den initiala kostnaden komma att bli en stor del av investeringen. Därför är det viktigt att förstå era behov och veta vad ni vill få ut av affärssystemet, både nu och i framtiden. Denna kostnad innefattar själva analysen, installationsprocessen, personalutbildning och testning av systemet.
- Specialanpassningar – Ju fler delar av verksamheten som ska integreras i systemet, desto fler anpassningar kan behöva göras. Om det dessutom rör utomstående tredjeparter i den logistiska kedjan kan särskilt skräddarsydda lösningar krävas, vilket givetvis påverkar priset.
- Löpande support – Det är i de flesta fall nödvändigt att ha en löpande support som har översyn över driften och kan hjälpa till när systemet behöver uppdateras eller förändringar i verksamheten sker.
Vilka dolda kostnader kan tillkomma?
Dolda kostnader, eller kostnader som inte planerats inför, kan uppstå när du installerat ett affärssystem. Ett vanligt förekommande misstag är att planeringen inför installationen inte gjorts ordentligt.
Om du gör en glädjekalkyl och inte räknar med att behöva bygga ut systemet, eller missar att få med väsentliga delar av logistiken i din planering, kan ökade kostnader komma som en otrevlig överraskning när du inser att systemet behöver byggas ut. Därför är det viktigt att göra en väl genomförd planering där verksamhetens omfattning, både nu och i framtiden, tas med i beräkningarna.
Genom att vara väl förberedd minskar du risken för eventuella oförutsedda kostnader längre fram. En tumregel bör vara att planera för åtminstone 3 år framåt när du ska uppskatta kostnaderna för ett affärssystem, men blicka gärna 5 år framåt eller mer.
Ett annat misstag som görs är att man jämför olika affärssystem och prismodeller mot varandra, utan att förstå skillnaderna mellan systemen. Ett system kan se billigare ut vid första anblick, men kosta mer i slutändan då det inte uppfyller de krav ni har på just er verksamhet.
Detta kan undvikas genom att ha en klar vision om de krav ni har på systemet, vilka delar som är viktigast och hur ni kan komma att bygga ut verksamheten framöver. Om leverantörerna av systemet kan utgå från den specifika information ni har om er verksamhet, och ge er förslag på lösningar, är det lättare att göra en rättvis bedömning av systemets kostnad.
Viktigt att tänka på när det gäller affärssystem är också de löpande kostnaderna. Även om de initiala kostnaderna brukar vara den största delen av investeringen, kommer de löpande avgifterna att spela allt större roll, ju längre ni använder systemet.
Eftersom ett affärssystem är en investering både i tid och pengar, och kräver en lång inlärningsprocess för företag och medarbetare, tenderar relationen till leverantören av systemet att bli långvarig. Just därför blir det extra viktigt att ha koll på alla löpande kostnader och veta vad som ingår.
Det kommer att behövas teknisk support längs vägen, uppgraderingar av systemet, utbyggnad, personalutbildning, driftkostnad och eventuella licensavtal som behöver förnyas. Sätt dig in i vad som ingår och inte, innan du skriver avtal med en leverantör, för att inte upptäcka för sent att det tillkommer en massa extra kostnader.
Licenser vs. Användare – Vad är skillnaden?
Det finns två vanliga prismodeller för affärssystem: licens eller kostnad per användare. Att köpa licens för ett system görs oftast när du vill ha hela systemet on-premise, alltså på egen server, i egna lokaler. Användarbaserad licens löses istället baserat på storleken på företag och kan anpassas efter behov, och därför skalas både upp och ner. En sådan lösning tenderar att vara molnbaserad.
Att köpa en licens innebär ett köp av en mjukvara och implementation av systemet hos den egna verksamheten. En sådan lösning kommer ofta med en stor initial kostnad, med mindre löpande kostnader för till exempel extra tillval, support eller olika uppgraderingar av systemet.
En användarbaserad affärsystemlösning har istället en lägre initial kostnad. Då ligger kostnaden istället i den löpande, ofta månatliga, avgift som tas ut baserat på hur många användare som behöver tillgång till systemet, och hur ni använder det. Detta kan anpassas efter behov och utökas när behov uppstår.
Bex Online erbjuder sin tjänst till en fast månadskostnad, vilket baseras på antalet användare. I detta pris ingår allt, förutom utbildning av personalen.
Kortfattat är den molnbaserade lösningen mer flexibel och kan lättare justeras, uppdateras, vidgas eller krympas. Samtidigt innebär den vissa löpande kostnader som även ökar i takt med att en verksamhet växer och antalet användare av systemet blir fler, eller att systemet i sin helhet blir mer komplext.
En licenslösning är dyrare att installera, och saknar oftast möjligheten att reducera antalet licenser under avtalstid. Den kan samtidigt vara billigare i drift om den inte är tänkt att förändras eller utvidgas i närtid.
Hur påverkar tillgången till API:er kostnaden?
Ju större och mer komplext ett affärssystem är, desto fler delar är det som behöver kunna kommunicera med varandra på ett effektivt sätt. Där kommer API:er in i bilden. Det finns ett stort antal möjligheter och tillgängliga API:er att använda sig av.
Det kan till exempel röra sig om en API för att uppdatera spårningsnummer eller statistik för enskilda varupaket, hantera data som vikt och volym på varor, uppdatera information från lagerplats och så vidare.
När det gäller molnlösningar är det generellt så att ju fler och ju mer komplexa lösningar du behöver, desto mer kostar det. Detta gäller även när du vill ha integrerade API-lösningar i din verksamhet.
Därför är det även här viktigt att du ser över vad du vill att verksamheten ska innefatta och gör en kalkyl baserat på det. Om du har en uppfattning om vilka delar av verksamheten som kan behöva API:er kan du få en mer rimlig kalkyl i din offert.
Behoven när det gäller detta varierar enormt mellan företag, både beroende på företagets storlek och omfattning, men även beroende på bransch och vilken typ av verksamhet som bedrivs.
Olika företag har såklart olika behov av tillägg på sin API. Hos Bex Online har du möjlighet att välja massor av olika tjänster att lägga till för att integrera med din verksamhet. Kan handla om till exempel betallösningar, såsom Klarna, vilken kan läggas in för att fungera på ditt affärssystem.
Med hjälp av dessa API-tillägg kan du skräddarsy ditt system så att du har tillgång till, och överblick över alla de delar som är väsentliga och fungerar bäst hos din verksamhet.
Vad sparar du på att ha ett molnbaserat affärssystem?
Ett molnbaserat affärssystem innebär flera besparingar, både i ekonomiska termer, men även i effektivitet och anpassningsbarhet.
Den initiala kostnaden för en lokal on-premise-lösning tenderar att vara väldigt mycket större än en molnbaserad variant. Där finns den uppenbara besparingen om du väljer att gå via ett molnbaserat affärssystem istället.
Utöver pengarna du sparar, finns det flera andra stora fördelar. En viktig sådan, är att du alltid har tillgång till den senaste uppdateringen över hela ditt system. Ditt system är alltid tillgängligt och du behöver inte oroa dig för några mjukvaruproblem på grund av dåligt uppdaterade versioner av programmen.
En annan besparing du gör är, gäller priset på verksamheten när den behöver skalas om. När ditt system är molnbaserat behöver du bara betala för det du använder i just ditt system. Oavsett om du vill komprimera ditt företag, eller om ni vill utöka er verksamhet, erbjuder ett molnbaserat system ett kostnadseffektivt sätt att göra det på.
Kontakta oss för att höra mer om fördelarna med ett molnbaserat affärssystem
Att göra samma sak med en on-premise-lösning kräver inte bara mer kunskap utan är ofta en omständligare process i sin helhet, vilket nästan alltid innebär en extra kostnad. På så vis är den molnbaserade lösningen även en besparing på grund av sin flexibilitet.
Ett on-premise affärssystem kan med moderna glasögon ses som ett något föråldrat sätt ur ett tekniskt perspektiv. Det innebär ett bygge där varje ny byggsten försvårar och saktar ner hela systemet och gör det mindre effektivt.
Att istället nyttja molnens kraft gör det möjligt att bygga på bredden, inifrån eller uppifrån; det är inte begränsat av det underliggande systemet på samma sätt. I värsta fall kan ett icke-molnbaserat system behöva byggas om från grunden om en verksamhet ska ta ny riktning eller gör större ändringar i verksamhet. Om ett molnbaserat system används istället kan väldigt stora besparingar göras, i såväl tid som pengar.
Vidare sparar du bekymret med att behöva anlita tekniker och support från tredje part. All hjälp du behöver får du istället via leverantören av din molnbaserade affärssystemlösning. Du lyfter således inte bara en del av hårdvarufrågan, utan även personal och intern kompetens outsourcas, vilket effektiviserar verksamheten.
