Att välja rätt affärssystem kan ses som en utmaning för många företag och det är därför viktigt att man utgår från sin verksamhet. Vad ska man tänka på och framförallt varför ska man välja ett smart affärssystem?
Det finns många fördelar med att välja ett smart affärssystem. Det kan effektivisera arbetet, göra det mer lättöverskådligt, går att anpassa då företaget växer och hålls hela tiden uppdaterat och aktuellt. I korthet är fördelarna att: det är molnbaserat, anpassningsbart och skalbart.
I den här artikeln går vi in djupare på vad ett smart affärssystem är och varför det är en bra modell att använda sig av.
Vad innebär ett smart affärssystem?
Ett smart affärssystem innebär en mjukvarulösning som kopplar samman alla olika delar av din verksamhet och gör det möjligt att följa, spåra och justera detaljer utifrån den data du har tillgänglig. Med det smarta affärssystemet kan du till exempel se lagersaldo, följa leveranserna, göra dina inköp, sköta kundtjänsten, hantera bokföringen och studera din statistik och analysera data om till exempel dina kunder.
Hela verksamhet blir samlad och överblickbar. Ju större företaget är, eller ju mer komplex verksamheten är, med många delar och olika aktörer inblandade, desto svårare blir det att hantera detta manuellt. Där fyller det smarta affärssystemet en viktig roll. Varje del som traditionellt har hanterats manuellt, kan nu effektiviseras genom ett smart affärssystem.
Relaterad läsning: Hur väljer man affärssystem? Till rätt pris och låg kostnad
Vad är skillnaden mellan lokalt och molnbaserat affärssystem?
Ett lokalt, eller on-premise affärssystem bygger på att mjukvaran för systemhanteringen är installerad på lokala servrar och drivs genom hårdvara på plats i den lokala verksamheten.
Ett molnbaserat affärssystem ligger istället, som namnet avslöjar, ute på molnet. Det innebär att själva mjukvaran, och ofta mycket av datorkraften som krävs för att driva systemet, är outsourcat till en extern aktör. Det finns vissa skillnader, både för- och nackdelar, med båda dessa varianter av affärssystem.
Om systemet är lokalt förankrat har du själv total kontroll över hela systemet. Det blir personligt och du anpassar systemet helt efter de egna behoven. Du är inte beroende av att extra servrar ska leverera, utan är istället själv ansvarig för att se till att det fungerar såsom det är tänkt.
En fördel med detta är att du slipper många av de återkommande kostnader som ett molnbaserat system för med sig. Samtidigt är det istället ofta en stor investeringskostnad att få systemet på plats och du kommer sannolikt ändå att behöva en del teknisk support längs vägen, samt regelbundna uppdateringar och liknande då verksamheten förändras.
Ett lokalt system är svårare att snabbt bygga om eller anpassa och integrera med andra system.
Kontakta oss för att höra mer om hur du kan använda ett smart affärssystem
En molnbaserad affärssystemlösning ger större flexibilitet och frihet. Det är enklare att skala upp, eller skala av systemet om storleken och omfattningen på verksamheten förändras. Det är dessutom mindre kostsamt att installera och komma igång med ett molnbaserat system.
Däremot kan de löpande kostnaderna ofta överstiga den lokala varianten, i synnerhet om systemet är komplext och kräver många anpassningar och tillägg, och om många olika användare ska ha tillgång till systemet.
Ytterligare en skillnad mellan den lokala och den molnbaserade lösning för affärssystem, ligger i tillgängligheten. Det som ligger på molnet finns tillgängligt när som helst, oavsett varifrån du vill ha åtkomst till ditt system.
Det gör det praktiskt för den som inte vill vara helt knuten till en fysisk plats, oavsett om verksamheten är lokalt baserad eller ej. Vid eventuell flytt av företaget blir detta en stor fördel då du med ett molnbaserat system slipper flytta hårdvara och serverutrustning.
Den fysiska flytten får ingen som helst extra börda av systemflytten, vilket kan göra livet mycket enklare vid omlokalisering av företaget.
Hur säkert är ett molnbaserat affärssystem?
Säkerheten är en oro för många, i synnerhet när det gäller molntjänster, då känslan av kontroll minskar när data läggs ut på molnet. Därför kan det nog förvåna många när vi säger att just säkerheten ofta är en av de stora fördelarna med att nyttja ett molnbaserat affärssystem!
Moderna molnlösningar från seriösa företag är oerhört måna om sitt rykte på marknaden. De ägnar stora resurser åt att säkerställa att den data som lagras på molnet är i trygga händer. Självklart kommer en del av ansvaret fortfarande att ligga hos användaren, eftersom känslig data som lösenord och liknande behövs för att kunna komma in.
Men risken att råka ut för attacker från utomstående part, är inte större för att systemet är molnbaserat. Tvärtom finns det istället, i de flesta fall, mer resurser för att förebygga till exempel cyberbrottslighet hos molnoperatörerna, än hos den genomsnittlige privatägda servern.
Relaterad läsning: Vad är WMS system? En hjälpsam genomgång
En annan fördel som också påverkar säkerheten, är tillgången till support för systemet. Med ett bra molnbaserat affärssystem har du tillgång till den hjälp du behöver för att tjänsterna du använder ska fungera som det är tänkt.
Skulle något fel uppenbara sig är du inte beroende av inneboende teknisk personal utan har tillgång till den professionell hjälp som ingår din systemlösning.
En annan fördel vad gäller säkerheten, är att din systemdata inte är beroende av din egen hårdvara. En hårddiskkrasch, ett systemfel, eller någon olycka såsom en brand, sätter inte ditt system ur spel om du huserar det på molnet.
Du vet att du alltid kan komma åt en backup och återställa ditt system via ny hårdvara, vilket givetvis är en stor trygghet. På ett lokalt system är du istället beroende av att din interna hårdvara på verksamheten fungerar fläckfritt dygnet runt.
Mindre hårdvarufel kan då få stora konsekvenser, vilket är betydligt enklare att skydda sig mot när systemet är molnbaserat.
Slutligen måste vi även nämna möjligheten till offlineläge, vilket är något BeX erbjuder för sin POS-lösning. Många butiker har fortfarande problem med sin internetuppkoppling och vill inte tappa möjligheten att genomföra sina kassaförsäljningar.
Med BeX POS kan du fortfarande genomföra försäljning även utan internetuppkoppling. Allt uppdateras sedan automatiskt med affärssystemet när du får tillbaka uppkopplingen.
Är det enkelt att komma igång med ett smart affärssystem?
En av de stora fördelarna med moderna molnbaserade affärssystem är att det går snabbt att implementera systemet. Att få ett traditionellt lokalt affärssystem på plats kan ta oerhört lång tid, med hårdvara, personalutbildning, inmatning av data och allt annat som behöver komma på plats innan systemet går att nyttja.
För många företag är detta inte hållbart idag, då verksamheten i sig kan vara föränderlig och uppdateringar kan komma att behöva göras med korta mellanrum.
Ett smart molnbaserat affärssystem kan installeras och börja användas på betydligt kortare tid. Självfallet beror implementeringstiden på en mängd faktorer, såsom storleken på företaget, antalet medarbetare och hur komplicerad verksamheten är.
Men överlag är det betydligt smidigare än något annat system och det går ofta snabbt och intuitivt att lära sig stora delar av ett smart system.
En annan positiv effekt av att smarta system är molnbaserade, är att uppdateringar går snabbt och kan göras frekvent. När systemet behöver uppgraderas kan detta göras utan att påverka övriga verksamheten och du har alltid tillgång till den senaste versionen. Det innebär också att du alltid har backuper på din data tillgänglig på molnet, vilket minimerar risken för att något skulle påverkas negativt under en uppdatering.
Ett systembyte innebär alltid en period med en viss inlärningskurva. Personal och medarbetare måste lära sig och förstå väsentliga delar av systemet, vilket är en mödosam uppgift oavsett vilken typ av system det handlar om. En fördel med ett smart affärssystem är dock att du slipper ta in en massa ny personal för till exempel de tekniska delarna. Du nyttjar istället den support som finns och kan hela tiden få hjälp att implementera systemet på rätt sätt. Din personal måste förstås utbildas eller tränas i processen att använda systemet, men det är generellt sett lättare att göra detta stegvis med ett molnbaserat smart system än vid implementering av ett allomfattande lokalt system.
Kort sammanfattat innebär ett smart affärssystem att trösklarna för att komma igång har kapats av rejält, och bördan av en omställning har aldrig varit mindre. Du har dessutom tillgång till god support som är med och stöttar med teknisk kompetens under hela uppstarten, samt vid behov, vilket gör att processen flyter på ännu bättre. Att komma igång med ett smart affärssystem har helt enkelt aldrig varit enklare!
Passar ett smart affärssystem även småföretagare?
Ett smart affärssystem har den stora fördelen att det är anpassningsbart. Det går att optimera systemet efter de förutsättningar som just du har på ditt företag. Ett litet företag med ett fåtal anställda och en mindre mängd kunder kan enkelt komma igång med ett smart affärssystem och sedan expandera systemet i takt med att verksamheten tar fart. Det är ofta enklare att komma igång när verksamheten är mindre, och på så sätt lära sig systemet en del i taget. Då har du väldigt goda förutsättningar att expandera och göra arbetsflödet så effektivt som möjligt redan från start.
Det finns egentligen ingen lägre gräns för när ett smart affärssystem kan användas. Samtidigt är det klokt att noga tänka igenom vilka delar av verksamheten du tror skulle kunna hjälpas av att ha ett affärssystem på plats. Det är främst en fråga om vilket värde systemet skulle ge din verksamhet. Utifrån detta är det sedan möjligt att skräddarsy en lösning som passar just dig och ditt företag.
Med ett smart system som BexOnline går det att få mycket hjälp med saker som annars kan vara krångliga att integrera med övriga delar av verksamheten. Du kan till exempel använda ett välutvecklat API med möjlighet att koppla på en mängd olika tilläggstjänster, till exempel faktureringstjänster som Klarna och liknande. Det ger möjlighet för dig att kontrollera och integrera alla väsentliga delar av verksamheten med varandra, vilket kommer underlätta hela verksamhetens arbetsflöde enormt.
En viktig fördel med använda ett smart affärssystem är att du inte behöver betala för andra tjänster än de du faktiskt har nytta av. Detta är också en viktig anledning till att ett smart affärssystem passar även till just småföretagare.
